Die sogenannte Schatten-IT gibt es laut verschiedener Studien in fast jedem Unternehmen. Es ist auch nicht immer ganz einfach für die IT die Zahlreichen Cloud Lösungen zu sperren. Daher kennt das Problem der Schatten IT fast jeder IT Leiter und IT Administrator. Es werden dabei einfach weil es keine anderen Lösungen gibt mal schnell große Dateien über gar nicht verschlüsselte und nur unzureichend verschlüsselte Cloud Speicher versendet. So werden dann nicht nur die geltenden  Datenschutzgesetze verletzt, viel schlimmer ist, dass Ihr Unternehmen die Kontrolle über seine Daten verliert. Somit sind ihre wichtigen Unternehmensdaten mehr als  gefährdet. Es besteht die Gefahr das Patente, Kundendaten, Konstruktionsdaten usw. in die Hände von Hackern, Datendieben und Wettbewerbern kommen.

Die Schatten-IT wir immer mehr zum Problem für die Deutschen Unternehmen:

Die meisten Mitarbeiter sind es gewohnt im privaten Umfeld viele Apps und Cloud Angebote kostenlos zu nutzen. Diese Lösungen sind oft einfacher zu bedienen, als die vom Unternehmen selbst angebotenen Lösungen. So ist z.B. der Datenaustausch mit einem FTP Client für nicht versierte Anwender schon sehr mühsam. Ganz zu schweigen davon, dass auch ein FTP Client alles andere als Sicher ist. Nehmen wir als Beispiel die Marketing Abteilung. Diese muss oft auch große Dateien Versenden und Empfangen. Die meisten E-Mail Programme erlauben aber keinen Versand von großen Dateien, so bleibt dann oft nur der schelle griff zum eigentlich privat genutzten Cloud Speicher. Den Mitarbeitern in den Fachabteilungen ist dabei oft das Risiko für Datenschutz gar nicht bekannt oder bewusst, Es steckt also selten „Böse Absicht“ sondern meistens Bequemlichkeit dahinter, wenn Mitarbeiter unsichere Cloud Speicher nutzen. Das große Problem für Unternehmen dabei ist: Anders als bei der privaten Nutzung eines Cloud Speichers durch Ihre Mitarbeiter, sind Sie als Unternehmen auch für die Daten ihrer Kunden und Mitarbeiter verantwortlich und in der Haftung. Das IT Sicherheitsgesetz und die ab Juni 2018 geltende EU Datenschutzgrundverordnung verschärfen die Lage für Unternehmen in Deutschland hier nochmal deutlich. Die im privaten Umfeld oft schon viel zu sorglos genutzte dropbox gehört dabei auch zu den oft genutzten Schatten IT Cloud Speichern. Dies bedeutet ein mehrfaches Problem für Ihr Unternehmen, nicht nur das die dropbox schon gehackt wurde, ihre Server befinden sich in der Privaten Variante auch immer im Ausland und der Einsatz für Unternehmenszwecke ist Kostenpflichtig. Das bedeutet dann konkret Sie haben als Unternehmen nicht nur ein Datenschutz Problem, sondern auch ein Lizenzproblem.

Warum gibt es so viel Schatten-IT in den Deutschen Unternehmen?

Die Digital Natives wollen einfache, unkomplizierte und bequeme Software Lösungen. Sie wissen aus ihrem Privaten Bereich, das es diese gibt. Das diese Cloud Apps nicht sicher sind und ihre Daten damit für jeden Hobby Hacker einfach zu knacken sind, interessiert den einfachen Anwender oft nicht. Er will und sucht einfache, schnelle und bequeme Lösungen. Er hat schließlich genug damit zu tun, seine Arbeit zu erledigen. Mit der Hautgrund für die viele Schatten IT in Unternehmen ist also die Bedienerfreundlichkeit der Software Lösungen im Fachjargon auch Usability genannt. Was ist also zu Tun um Mitarbeiter wirklich von der Nutzung von Schatten IT abzuhalten? Alle Cloud Speicher Anbieter sperren? Den Mitarbeitern generell den Internet Zugang sperren? In der Praxis wird das kaum umsetzbar und auch nicht erwünscht sein. Denn welcher Mitarbeiter würde in der heutigen Zeit noch für ein Unternehmen arbeiten wollen, indem er keinen Internet Zugang hat? Von den wirklich guten Mitarbeitern sicher keiner. Es bleibt also nur eine Lösung übrig. Ihr Unternehmen benötigt eine eigene Datenraum Lösung dies das Managen des Datenaustausches Ihres Unternehmens mit Kunden, Lieferanten, Kollegen und dritten einfach, sicher und nachvollziehbar macht. Dabei muss die Lösung so einfach zu bedienen sein wie der Secure Data Tresor, damit die Mitarbeiter die Lösung auch gerne nutzen. Der Erfolg liegt also in der Einfachheit für alle Beteiligten. Einfaches Rechtemanagement für die IT Abteilung und einfache Bedienung für die User des Secure Data Tresor.

Schatten-IT ist der Horror für den Datenschutz Verantwortlichen

Die meisten Menschen nutzen Privat sehr viele Apps, schauen Sie mal auf Ihr Handy. Haben Sie sich schon mal Ernsthabt über den Datenschutz dieser Verschiedenen Anwendungen Gedanken gemacht? Wenn ja, dann gehören sie zu einer Minderheit. Denn Erstaunlicherweise ist ECHTE Sicherheit für den Privaten Anwender kaum von Bedeutung. Erst wenn man mal hart von eine Trojaner, Virus usw. belästigt wurde gewinnt Sicherheit auch für den Privatmann an Bedeutung. Ähnlich Bedenkenlos verhalten sich, die gleichen Menschen dann in der Arbeit. Grundsätzlich kann man sagen, die Sexiness der eher auf Privatkunden zielenden Cloud Anbieter wie z.B.: dropbox, box, google drive, OneDrive, strato hidrive, mangenta cloud usw. kommt vor allem daher das sie „Einfach zu haben“ und „Einfach zu bedienen“ sind. Im Gegensatz dazu sind viele Business Lösungen wie SFTP, SharePoint Derivate, E-Mail Verschlüsselung usw. viel zu umständlich zu bedienen und erzeugen eine entsprechende Aversion gegen die Nutzung bei den Mitarbeitern. Das ideal wäre also eine Lösung die beides miteinander kombiniert. Einfachheit und Nutzerfreundlichkeit in der Bedienung und die Erfüllung sämtlicher Anforderungen von Unternehmen an einen Sicheren Verschlüsselten Datenaustausch. Denn Datensicherheit ist am einfachsten zu gewährleisten, wenn der User gar nichts machen muss. Dazu bedarf es nur einer Lösung wie: Secure Data Tresor. Damit die Schatten IT in auch in Ihrem Unternehmen schon bald der Vergangenheit angehört.